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Rivas, capital de los archivos municipales madrileños

Reunión de profesionales en el Ayuntamiento y encuentro con una delegación del Ministerio de Hacienda y Función Pública.

Rivas se convirtió durante el mes de mayo en capital de los archivos, tras acoger la reunión de los archiveros y archiveras municipales de la Comunidad de Madrid, un encuentro que escogió nuestra ciudad para poder conocer de cerca el sistema de gestión de documentos electrónicos pionero implantado en el Ayuntamiento.

El Ayuntamiento de Rivas ha sido pionero en el tratamiento de documentación electrónica.

Este proyecto innovador se lleva desarrollando en diferetes fases desde el año 2008, y desde 2017 se pueden observar los resultados tanto en la gestión documental electrónica como en los planteamientos de conservación a largo plazo de la documentación, motivo por el cual el de Rivas Vaciamadrid es el proyecto pionero a nivel municipal elegido por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas para implementar ARCHIVE.

Rivas ha fomentado desde el inicio de este proyecto la multidisciplinariedad, la innovación y la participación, con visitas como ésta.

El modelo de gestión documental de Rivas está basado en la filosofía de dato único y el funcionamiento integral e integrado de todo el sistema, gestionando tanto la documentación en papel, como la híbrida y electrónica.

VISITA DEL MINISTERIO

También en mayo, el lunes 28, tuvo lugar en dependencias municipales una reunión entre los representantes del Ministerio de Hacienda y Función Pública, (como responsables del producto Archive para la gestión documental), los representantes de TSystems (como responsables del módulo de gestión que se usa actualmente en el Ayuntamiento: SIGA) y los encargados en el Consistorio de la puesta en marcha del piloto que comunica estos dos sistemas para ARCHIVE.

Desde hace un año Rivas se ha embarcado en este proyecto de colaboración público-privada para poder gestionar con todas las garantías la documentación electrónica a largo plazo.

La selección por parte del Ministerio de Hacienda y Función Pública ha reconocido el esfuerzo y dedicación a este proyecto, así como el espacio de participación que se ha brindado al Ayuntamiento en el Grupo de Trabajo de Documento, Expediente y Archivo Electrónico de la Comisión Sectorial de Administración Electrónica.

Dos años después, se pone en marcha además, desde el Ayuntamiento, una Comisión de documentación administrativa, aprobada en 2012, con la que se impulsarán las normas y actuaciones a seguir en la organización relacionadas con la gestión de documentos y expedientes, materializándose así la Política de Gestión Documental en las realidades concretas que se han ido observando y se van desarrollando.

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