logo
buscar
19º 34º 
tiempo
Twitter Rivas
Facebook Rivas
Youtube Rivas
Instagram Rivas
 
La archivera que ordena el pasado y presente
La archivera municipal gana el Premio CNADE, el reconocimiento más importante en España que concede el colectivo de profesionales del sector.
5 de julio de 2018
volver
imprimir
escuchar
compartir
disminuir
aumentar
Entrevista: Nani Cores Foto: Luis G. Craus

Si alguien se decidiese a rodar una película documental sobre el Archivo Municipal de Rivas, la sinopsis podría rezar algo así como: 'una historia de terror con final feliz'.

Corría el año 2008 cuando una inundación en las dependencias municipales afectaba gravemente al depósito de documentos que en ese momento se guardaban en su sótano (los niveles de agua llegaron a alcanzar el medio metro de altura), provocando que la mayor parte de ellos corrieran el peligro de echarse a perder a causa de los hongos y bacterias originados por la humedad.

Es en ese momento catastrófico cuando llega al Consistorio Sonia Crespo, desde entonces la archivera municipal, para hacerse cargo de esta laboriosa recuperación.

Especializada en archivística y administración electrónica, Sonia tomaba las riendas de una complicada misión: "Cuando llego me encuentro con una administración muy moderna, que estaba ya trabajando mucho por el tema de la administración electrónica y la gestión documental y que, al mismo tiempo, el fondo que tiene en papel ha sufrido una catástrofe en la que podría tener una pérdida importante de documentación, que además no contaba con una organización previa profesional sino que solo era solo un depósito", recuerda.

Diez años después de todo aquello- y gracias, en gran parte, al tesón y el proyecto desarrollado por esta profesional- Rivas se ha convertido en un ayuntamiento de referencia a nivel nacional en lo que respecta a la gestión documental digital en la Administración.

En el Archivo Municipal se han digitalizado más de 15.000 expedientes y se restauraron en torno a cuatro millones de documentos. Solo para hacerse una idea del estatus adquirido en apenas una década: en la actualidad se gestionan más de 1.100.000 documentos en las aplicaciones informáticas del Consistorio.

"Con la perspectiva que da el tiempo lo veo como un gran aprendizaje, como profesional no todos los días tienes la oportunidad de salir adelante de una situación tan dura y desarrollar, al mismo tiempo, un proyecto archivístico electrónico desde cero", asegura Crespo.

"Una película, por otro lado, absolutamente futurista en aquel momento porque no había salido ni la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Tuvimos que crear un sistema de gestión de la nada".

Rivas fue el primer ayuntamiento en ofrecer un servicio de atención de consultas exclusivamente en electrónico (en las que plantea la ciudadanía se sigue ofreciendo la opción analógica junto a la digital).

"Superados los 'miedos' iniciales, el ayuntamiento es ahora completamente consciente de cómo con una buena gestión documental puedes ayudar a una mejor toma de decisiones, a que fluya la información en la organización, a ahorrar costes, hacer más efectivo el servicio que damos a la ciudadanía, reducir tiempos¿ y todo de la mano de las nuevas tecnologías".

"Lo mismo debe pasarle al ciudadano. Debe ser completamente consciente de que tiene derecho a la información con una ley de transparencia que le respalda y a un cauce desde el Ayuntamiento para solicitar lo que necesite del archivo: desde un expediente de su vivienda a saber si su tío abuelo participó en la batalla del Jarama para poder optar a una ayuda por memoria histórica", añade la archivera.

"A pesar de que la parte más popular de los archivos suele ser la histórica, el mayor porcentaje de consultas son sobre derechos y obligaciones de la ciudadanía".

Rivas será, por tanto, uno de los primeros consistorios del país que logrará implantar a tiempo el Archivo Electrónico Único- que ofrecerá a la ciudadanía a partir de octubre el acceso definitivo y completo a la gestión digital-.

Un caso de éxito en la modernización de la administración que le ha servido, además, para ser seleccionado por el Ministerio de Hacienda, entre los más de 8.000 municipios españoles, para implantar de modo experimental el llamado Archive, un software de gestión de documentos y expedientes electrónicos.

"En el caso particular de Rivas, como en el año 2010 habíamos estado tan locos para meternos en esta película, teníamos expedientes electrónicos que habíamos ido gestionando casi previo a que se hayan ido generando las leyes, por eso somos un buen proyecto piloto a nivel de administración local. Y realmente es un orgullo porque es algo pionero", explica Sonia.

Como orgullo es también para Rivas que su trabajo y dedicación de estos diez últimos años le hayan servido para conseguir este 2018 el Premio CNADE, el más importante que concede el colectivo de archiveros a una profesional que realiza su labor en una administración pública.

"Lo más cerca que he estado de un Goya, ¡no te digo más! Y el mejor reconocimiento a tantos años de pelear porque el archivo saliese adelante".·

CONTENIDOS RELACIONADOS
RIVAS AL DIA
'Rivas al Día' número 179, julio-agosto 2018
Portada de la revista 'Rivas al Día' número 179, de julio y agosto 2018.
RIVAS CULTURAL
'Rivas Cultural' número 108, julio-agosto 2018
Portada de la revista 'Rivas Cultural' número 178, de julio y agosto 2018.
Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid
Direccion: Plaza de la Constitución 1
Horario de 8:00 a 20:00 de Lunes a Viernes
sellos